In conformità a quanto indicato dalla circolare 53/E del 03/10/2007 Media-db prevede (dalla versione W3.2g del 10/10/2007) due nuove tipologie di operazioni IVA che risultano utili ai fini della compilazione dell'elenco clienti e fornitori.
Queste tipologie sono:
- "operazioni imponibili con iva non esposta in fattura" e
- "operazioni imponibili comprensive dell'imposta afferente"

Coloro che nel corso del 2006 hanno inserito operazioni in prima nota che ricadono nelle casistiche inerenti a queste tipologie possono eventualmente modificare le registrazioni suddette avendo cura di predisporre i nuovi codici iva (tramite Archivi->Tabella codici iva).

Come evitare lo scarto da parte delle procedure di controllo?

Per evitare lo scarto del file telematico da parte delle procedure di controllo occorre prestare attenzione ai dati inseriti nell'anagrafica azienda (Menù Archivi).
Tramite il pulsante "Dati accessori" impostare le informazioni relative al Dichiarante.
Vistare la casella "Persona fisica" e indicare cognome e nome se trattasi di persona fisica o ditta individuale.
In questo caso occorre indicare anche la data di nascita e il codice fiscale di 16 caratteri.
Le società NON devono impostare la data di nascita.

Invio per mezzo di un intermediario

Per coloro che inviano il file telematico degli elenchi iva per tramite di un intermediario occorre impostare i dati supplementari relativi all'invio tramite:
-menù Archivi
-Anagrafica azienda
-Pulsante Dati accessori
-Pulsante Dati elenchi

Per l'impostazione dei dati suddetti occorre chiedere indicazioni al proprio intermediario (CAF / commercialista).

Istruzioni per la creazione del file degli elenchi iva

Prima di procedere si consiglia di eseguire il controllo delle partite iva e dei codici fiscali tramite:
-menù "Stampe Archivi"
-"Stampa Clienti/Fornitori" vistando l'opzione "Controllo partita iva e codice fiscali"
In questo modo verranno segnalate le partite iva e i codici fiscali formalmente errati, oppure assenti o duplicati.

Per generare il file utile all'invio telematico degli elenchi iva clienti e fornitori utilizzare:
-menù Contabilità
-Opzioni Contabilità
-Stampa elenchi clienti/fornitori
-selezionare "Creazione file per invio telematico"

L'indicazione del codice azienda relativo all'anno successivo è utile per individuare eventuali fatture con data documento relativa all'anno di invio degli elenchi stessi (ad esempio fatture con data 2006 registrate nell'azienda del 2007).

Il file generato (denominato con il codice fiscale del soggetto obbligato all'invio + "_ECF00." + codice azienda) deve essere verificato tramite l'apposito programma "File internet" (integrato con l'apposito Modulo di Controllo) messi a disposizione dall'Agenzia delle Entrate.
In alternativa può essere inviato per mezzo del servizio Entratel (tramite un soggetto abilitato).

Da notare che il programma di controllo non accetta clienti e fornitori privi di partita iva ai fini degli elenchi relativi agli anni 2006 e 2007 mentre dal 2008 sarà indispensabile l'indicazione del codice fiscale di ciascun cliente e di ciascun fornitore.

Per quanto riguarda eventuali clienti privi di partita iva (enti o fondazioni) si consiglia di impostare la scheda anagrafica con l'indicazione di "Tipologia" cliente "Privato"; in questo modo, per gli anni 2006 e 2007, tali soggetti non figureranno in elenco mentre lo saranno dall'anno 2008 in poi senza necessità di modificare gli archivi anagrafici.

Al termine della generazione del file telematico si raccomanda di stampare il rapporto cartaceo per verificare gli importi dei in esso contenuti.

N.B.
Con l'aggiornamento di Media-db pubblicato il 12/10/2007 l'elenco iva telematico clienti e fornitori viene generato cumulando gli importi relativi ad eventuali soggetti con stessa partita iva (ciò per l'anno 2006 e 2007, mentre dal 2008 il cumulo dipenderà dal codice fiscale).
Quindi occorre prestare particolare attenzione ai clienti e fornitori a cui è stata assegnata la stessa partita iva (ad esempio a motivo di un cambio di denominazione nel corso dell'anno) perché questi verranno riportati in elenco iva una sola volta e con gli importi cumulati tra loro.

N.B. in caso di invio a mezzo posta elettronica evitare di usare l'opzione "Inoltra" per inviare l'elenco iva telematico come allegato, in quanto tale operazione potrebbe compromettere la leggibilità dell'elenco stesso da parte delle procedure di controllo.